• İzmir Atatürk Organize Sanayi
  • info@dorukyazilim.com.tr
  • Çalışma Saatleri: 9:00 - 18:00
Thumb
  • 28.10.2023

Entegre Yönetim Sistemi QDMS

           QDMS ENTEGRE YÖNETİM SİSTEMİ MODÜLLERİ    1. Baz Modül (Ortak Altyapı Modülü)Sistemin çalışması için gerekli altyapıyı sağlayan çekirdek modüldür. Bu modülde diğer modüllerin çalışması için gereken tanımlar ile beraber parametreler, genel sistem parametreleri,  ünvan, departman, pozisyon, personel, ürün/hizmet, müşteri/tedarikçi, işyeri, yönetim sistemleri ve madde no tanımlamaları, kullanıcı erişim yetkileri için gereken kullanıcı gurupları ve yetki grupları, uyarı ve aksiyon mailleri için gereken mesaj tanımlamaları, kullanıcı tarafından değiştirilebilen rapor formatları gibi çeşitli parametreler yer almaktadır. Diğer tüm modüller baz modül’ün üzerinde ve onunla birlikte çalışmaktadır. Bu modülün yetkisi ve kontrolü sistem yöneticisine aittir. 2. Doküman YönetimiBu modülde Dokümanların hazırlanması, bu dokümanlarda yapılacak revizyonların versiyon mantığında sistemde tutulması, kullanıcıların bu dokümanlara yetkileri dahilinde ulaşabilmesi ve dokümanda değişiklik yapıldığında ilgili kişilerin değişiklik hakkında bilgilendirilmesi (dağıtım matrisine uygun olarak) sağlanmaktadır. Sistemde yer alan aktarım fonksiyonu ile mevcut dokümanlar tek tek ya da topluca sisteme aktarılabilmektedir. Dokümanlar elektronik ortamda kullanıcıların alışkın oldukları Word, Excel, Visio, Powerpoint, PDF veya başka formatlarda hazırlanabilmekte ve güncellenebilmektedir. Doküman İlavesi, Doküman Revizyonu ve İptali işlemlerine ait talepler sistemde izlenmekte, tüm yetkili onaylar alınana kadar hazırlanan bu dokümanlar tamamen taslak olarak tutulup diğer kullanıcıların kullanımına kapalı olmaktadır. Dokümanın sistemde hangi statüde beklediği, dokümanların özet listeleri, dağıtıma gönderilen kişilerin dokümanları okuyup okumadıkları gibi pek çok farklı alanda raporlar elde edilebilmektedir. Uygulama tamamen parametrik yapıda olup, kullanıcıların satıcı firmaya bağımlı olmadan kolaylıkla yeni doküman grupları eklemeleri ve düzenlemeleri mümkündür.  2.1. Kontrollü Kopya YönetimiKurum içinde elektronik dağıtım yapılamayan dağıtım noktalarına verilecek kağıt baskıların izlenebildiği ve raporlarının alınabildiği modüldür. Bu dağıtım noktaları sistemde tanımlandıktan sonra, dokümanlarınızı oluştururken hangi dağıtım noktasına kaç nüsha kağıt baskı verilecekse bu bilgilerin girişi yapılır. Dağıtım Sorumlusuna sistem mail üretir. Doküman Bazında, Doküman Grubu Bazında ve Dağıtım Yeri bazında sistemden raporlar elde edilebilmektedir. Bu modül Doküman Yönetimi modülü kapsamında olup ayrıca bir ücrete tabi değildir.  2.2. Kalite Kayıtları YönetimiSistemde kullanılan boş formlara bu modülde işlerlik kazandırılmaktadır. Aylık Atık Takip Formu, Laboratuar Analiz Formu vb. formlar Kalite Kayıtları modülünde doldurularak şirket içerisinde dağıtımı sağlanabilmektedir. Sistem otomatik bir numara vererek bu formların dağıtılmış hallerini saklamaktadır. Kalite Kaydının kodu, oluşturulduğu/revize edildiği tarih ve kişi, açıklaması gibi bilgilerin istatistiğine arama butonları yardımıyla ulaşılabilmektedir. Bu modül Doküman Yönetimi modülü kapsamında olup ayrıca bir ücrete tabi değildir.   3. Dış Müşteri ŞikayetleriMüşterilerin/tedarikçilerin şikayetlerini bildirdikleri, şikayet kayıtlarının açıldığı ve takip edildiği modüldür. Sisteme girilen şikayet kaydı istenirse belirlenen kişi ya da kişilerce onaydan geçirilerek açılabilmekte, böylece açılan her şikayetin gerçekten şikayet olup olup olmadığının kontrolü sağlanabilmektedir. Şikayet kaydı açıldıktan sonra Problemi çözecek kişi/kişiler bu şikayet bildirimi ile ilgili Gelişme Raporu (Acil alınan önlem) girmektedirler. Şikayet bildirimleri ile DÖF entegre çalıştığı için aynı zamanda gelişme safhasında şikayet kaydı DÖF e aktarılabilmektedir. İstenirse de şikayet kaydı için kök neden çalışmaları yapıp, çözüm için ilgililere aksiyon açılabilmektedir. Şikayet kaydının kapatılması için Kapatma sorumlusuna mail olarak gönderilir. Kullanıcılara giden tüm maillerde yapılacak işlemin linki bulunmakta, linki tıkladıklarında direk olarak yapmaları gereken işlemin sayfasına yönlendirilmektedirler. Bu da kullanıcıya sistemi uygulama açısında büyük kolaylık sağlamaktadır. Girilen tüm verilerin Raporları ve Grafiklendirmesi Sistem tarafından otomatik olarak yapılmaktadır. Bu bilgiler Excel ortamına da aktarılabilmekte, böylece Sisteme girilen bilgiler istenildiği gibi yönetilebilmektedir.  4. İç Müşteri ŞikayetleriÇalışanların şikayetlerini bildirdikleri, şikayet kayıtlarının açıldığı ve takip edildiği modüldür. Sisteme girilen şikayet kaydı istenirse belirlenen kişi ya da kişilerce onaydan geçirilerek açılabilmekte, böylece açılan her şikayetin gerçekten şikayet olup olup olmadığının kontrolü sağlanabilmektedir. Şikayet kaydı açıldıktan sonra Problemi çözecek kişi/kişiler bu şikayet bildirimi ile ilgili Gelişme Raporu (Acil alınan önlem) girmektedirler. Şikayet bildirimleri ile DÖF entegre çalıştığı için aynı zamanda gelişme safhasında şikayet kaydı DÖF e aktarılabilmektedir. İstenirse de şikayet kaydı için kök neden çalışmaları yapıp, çözüm için ilgililere aksiyon açılabilmektedir. Şikayet kaydının kapatılması için Kapatma sorumlusuna mail olarak gönderilir. Kullanıcılara giden tüm maillerde yapılacak işlemin linki bulunmakta, linki tıkladıklarında direk olarak yapmaları gereken işlemin sayfasına yönlendirilmektedirler. Bu da kullanıcıya sistemi uygulama açısında büyük kolaylık sağlamaktadır. Girilen tüm verilerin Raporları ve Grafiklendirmesi Sistem tarafından otomatik olarak yapılmaktadır. Bu bilgiler Excel ortamına da aktarılabilmekte, böylece Sisteme girilen bilgiler istenildiği gibi yönetilebilmektedir.  5. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler (DÖF) Firma içinde tespit edilen uygunsuzlukların ya da İyileştirmelerin takibinin yapıldığı modüldür. Bu modül Denetim Faaliyetleri ile entegre çalışmaktadır. Uygunsuzluk/iyileştirme tespit edilip sisteme girişi yapıldıktan sonra yine istenirse onaya gönderilebilmekte ve onaydan geçtikten sonra DÖF açılmaktadır. Düzeltici Önleyici Faaliyet veya iyileştirici faaliyet belirlendikten sonra Problemi çözecek kişi/kişiler Gelişme Raporu girmekte ve sırasıyla Kök Neden analizi yaparak, Aksiyonlar Planlayabilmektedirler. Planlanan Aksiyonlar işi yapması gereken kişiye yine her zamanki gibi mail ile bildirilmektedir. Bu kişiler maildeki linki tıkladıklarında sisteme direk olarak bağlanarak yapmaları gereken işlemi ekranlarında görebilmektedirler. Girilen tüm verilerin Raporları ve Grafiklendirmesi Sistem tarafından otomatik olarak yapılmaktadır. Bu bilgiler Excel ortamına da aktarılabildiği için Sisteme girilen bilgiler istenildiği gibi yönetilebilmektedir.İşlem kaynakları, kök nedenler ve uygunsuzluk kategorileri kurum tarafından belirlenebilmektedir. G8D raporu çıktı olarak alınabilmektedir.  6. Denetim FaaliyetleriBu modülde İç ve Dış Denetimler takip edilebilir. Denetimler grup veya dönemsel olarak tanımlanabilmekte, bunların altınada bu dönemde yapılacak veya bu grup altında yapılacak denetimler tanımlanabilmektedir. Denetimler tanımlandıktan sonra Baş denetçi tarafından Denetim Detay Planı yayınlanır ve Denetim Bulguları girildikten sonra sistemde Denetim Raporu otomatik olarak oluşturulup yayınlanarak, Denetim iş emri kapanır. Denetim Faaliyeti ile DÖF ve aksiyon yönetimi modülleri entegre olarak çalışabilmekte, bulunan uygunsuzluklar sistemde DÖF’ e veya Aksiyon a dönüştürülebilmektedir. Denetim Faaliyeti ile ilgili farklı formatlarda raporlar alınabilir, Tüm Denetimlerin iş emirlerine ve tarihçelerine bu raporlardan ulaşılabilir. Yönetim Sistemi bazında soru havuzu oluşturulabilmekte ve bu havuzdan seçim yapılabilmektedir. Denetim sorularına puan verilebilmekte ve sorulara ağırlık verilebilmektedir.    7. Genel Aksiyon Yönetimi ve YGG 7.1. Genel Aksiyon YönetimiAksiyon Yönetimi, bir iş ile ilgili (Toplantı, Proje Yönetimi vb.) termin tarihinin, işi yapacak kişinin ve görevinin planlanarak takibinin yapıldığı modüldür. Aksiyon Planı yapıldıktan sonra Aksiyonla ilgili istenildiği kadar İş Planı yapılabilmektedir. Tanımlanan İş Planları Aksiyon olarak kişilerin maillerine düşmekte yine bu maillerdeki linki tıklayarak kullanıcılar direk işi tamamlayacakları yere yönlendirilmektedirler. Aksiyonların İş Planları yapılırken Bütçe Planlarını da yapılabilmekte ve Etkinlik Yüzdeleri tanımlanabilmektedir. Projenin İş Planları bazında fiili tamamlanma yüzdesini sistem otomatik olarak hesaplamaktadır.  Ana Aksiyonlar ve bu aksiyonların İş Planları bazında raporlar elde edilebilmektedir. 7.2. Yönetimin Gözden GeçirmesiBu modülde Yöneticiler Müşteri Şikayetleri, DÖF, Denetim, Genel Aksiyonlar, kişiler ve bölümler bazında planlanmış ve geciken İşleri rapor şeklinde görebilmektedirler. Böylece tek, tek modülleri taramaktansa sistem otomatik olarak modüllerdeki verileri tarayarak istenilen bilgileri Yöneticin karşına getirir. 8. Kalibrasyon ve Doğrulamaİç ve Dış Kalibrasyonların, doğrulamaların iş emri bazında takip ederek raporlarının alındığı modüldür. Donanımlar sisteme tanımlandıktan sonra her kalibrasyon iş emri olarak takip edilmekte ve aylık ya da istenilen periyotlarda toplu olarak iş emri üretilebilmektedir. Her iş emri oluştuğunda Kalibrasyon Sorumlusuna ve Cihaz Sorumlusuna sistem mail üretir. Kalibrasyon Sorumlusu sonuçları sisteme girdikten sonra bu verileri ve Master Planları rapor olarak elde edebilmekte ve bu raporlar Excel e de aktarılabilmektedir. 9. Eğitim Şirket içinde ve dışında gerçekleşen Eğitimlerin tanımlanarak takibinin sağlandığı modüldür. İstenirse eğitim talebi yapılabilmekte ve onaydan sonra eğitim planlaması yapacak kişi onaylanan eğitim taleplerini eğitim planına dahil edebilmektedir. Yapılan eğitimlerin eğitimcileri, katılımcıları ve yerleri ile birlikte sisteme tanımlandıktan sonr